Maandelijks archief: april 2012

Informatie in een zakelijke omgeving is alleen waardevol als het gebruikt en hergebruikt kan worden. Informatie die niet of slecht te vinden is, is los van de inhoud, per definitie al waardeloos want wat heb je er aan als niemand het kan gebruiken?

De basis van elk goed kennis systeem is niet alleen om informatie te vangen maar juist ook om deze toegankelijk te maken. En dat toegankelijk maken kan op diverse manieren.

Traditioneel zijn we gewend om informatie in hokjes te stoppen. We houden van laatjes en order en dus heeft een gemiddelde afdeling een ‘afdelingsschijf’ met een folder hiërarchie van tenminste 10 lagen diep. Een uitdaging om te beheren én vaak ook een uitdaging om iets in terug te vinden! Want wat voor de een een logische folder categorisatie is is dat niet per definitie voor de ander en hoe ga je om met informatie die in meerdere hokjes zou kunnen vallen?

Binnen Social Business, waar het er juist om gaat ook informatie te vangen die niet zo gemakkelijk te categoriseren is in een traditionele folder structuur, gaat men dan ook steeds vaker uit van een nieuwe methode om informatie te categoriseren en te indexeren; tagging.

Wat is tagging en wat draagt het bij?

Een tag (ook wel etiket of label) is een relevant sleutelwoord of term geassocieerd met, toegewezen aan of opgenomen in een digitaal bestand, profiel of informatie item.

Feitelijk komt het er op neer dat je met een paar sleutelwoorden uitdrukt waarover de informatie gaat zodat je deze een volgende keer snel terug kunt vinden en ook anderen deze gemakkelijker kunnen lokaliseren.
In tegenstelling tot hiërarchische folder structuren, waar documenten altijd slechts in een folder tegelijkertijd geplaatst kunnen worden, is tagging namelijk een platte structuur die toestaat dat informatie vanuit diverse invalshoeken kan worden teruggevonden.  Bovendien staat tagging toe dat meerdere mensen tags kunnen toevoegen, waardoor de relevantie van de tags niet meer bij éen persoon alleen ligt maar bij een ieder met een belang in de informatie.

Een ander voordeel van tagging is dat goed toegepaste tags kunnen zorgen voor een verrijking van de informatie.
Doordat de tags aanvullende informatie geven over de inhoud en de categorisering kan verfijnen of nuanceren maar ook doordat ze gezamenlijk een indicatie van de relevantie van de informatie geven. Als 10 mensen een stuk informatie of een profiel voorzien van dezelfde specifieke tag dan zegt dat (mits het geen al te generieke tag is) ook iets over de relevantie van die tag.

Tagging kan dus van grote waarde zijn maar het heeft net als elk systeem ook zo zijn uitdagingen…

Uitdagingen
Iedere gebruiker verzint in principe zijn eigen tags en dat levert dus een risico van wildgroei op. Zeker als er geen hulpmiddelen zijn om eerder gebruikte tags te identificeren. Een document over bureautafels kan bijvoorbeeld getagd zijn met “bureau” maar ook met “buro”, “desk”, “tafel” en zo zijn er nog wel tientallen termen te bedenken.
En zelfs als men dezelfde termen gebruikt dan wil dat nog niet zeggen dat ze hetzelfde uitdrukken. Een tag “oranje” kan net zo goed slaan op informatie over kleurenleer als over het Nationaal voetbal elftal….

Sommige tools lossen dit op door alleen voorgedefinieerde tags toe te staan andere door de gebruikers tijdens het taggen suggestie lijstjes of eerder gebruikte tags te tonen maar over het algemeen geldt dat er na verloop van tijd ook een soort tagging-consensus ontstaat waarbij men uit zich zelf al sneller gebruik gaat maken van eerder toegepaste tags en in onderling overleg tot bepaalde tagging conventies komt.

Leuk, maar hoe begin ik?
Natuurlijk is het eerste vereiste dat je een systeem gebruikt dat tagging toepast en daarnaast, het klinkt cliché maar ‘goed voorbeeld doet goed volgen’. Door te ondervinden dat tagging werkt zullen meer mensen het ook gaan toepassen, zeker als ze merken dat hun traditionele manier van categoriseren (in folders) niet meer kan.

Ook het vooraf afspreken en communiceren welke tagging conventies men gaat hanteren kan gebruikers helpen om zich er sneller vertrouwd mee te maken en als laatste zou in een nieuwe situatie ook afspraken gemaakt kunnen worden over het taggen van in ieder geval de eigen informatie. Het dus ook een stukje opvoeding en cultuur.

Tagging een vorm van bevestiging?
Van de week opperde een collega een interessante stelling. In zijn ogen was het toekennen van ‘tags’ aan elkaars informatiebronnen of profielen een vorm van elkaar een complimentje geven. Een bevestiging van iemands kunnen of van de waarde van een stuk informatie en de inzichten die het oplevert. In eerste instantie had ik die associatie niet echt maar het zette me wel aan het denken. Want inderdaad is het toekennen van tags aan informatie of profielen in wezen ook een stukje bevestiging. Waarom zou je dat dan niet kunnen zien als een complimentje?

Wat het ook is, het is dé nieuwe manier van werken in een social business omgeving en kan helpen de informatie binnen uw organisatie nog beter bereikbaar te maken. Tijd dus om de uitdaging aan te gaan en de organisatie te bevrijden van de 10 lagen diepe folder hiërarchie en hokjesgeest. Bent u al begonnen?